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“Per ogni problema c’è una soluzione”.
Spesso si sente dire questa frase, e ancora più spesso si vedono situazioni in cui i problemi rappresentano il capolinea del cammino verso gli obbiettivi.
Innanzitutto, vale la pena di sottolineare che, a differenza di quanto sostiene la frase che apre questo articolo, i problemi non si risolvono, si superano. Possiamo risolvere i problemi matematici, per i quali è prevista un’unica soluzione; i problemi della vita non accolgono una sola strategia e un’unica soluzione.
Il superamento dei problemi può avvenire mettendo in atto comportamenti diversi, che derivano da scelte e decisioni tra loro anche molto distanti.
Un problema superato porta la persona, o la squadra, a un livello superiore di consapevolezza, di esperienza e anche di complessità, in cui si incontreranno nuovi e più sfidanti problemi.
Se non si è preparati a questo, può sembrare che nella vita ci sia un accanimento dei problemi verso noi stessi o la nostra squadra; invece è il percorso di crescita ed evoluzione di ogni persona.
Cosa può fare la squadra? Ci sono alcuni step che possono rappresentare la strategia giusta per superare i problemi e continuare. Vediamoli insieme.
Comprensione. Prima di reagire in modo repentino e istintivo a un problema, è meglio capirlo. Partire subito senza avere le idee chiare di cosa si deve gestire è un errore che può capitare di commettere. La fretta e l’ansia sono due cattive consigliere e possono portare a comportamenti poco funzionali che possono addirittura ingigantire il problema.
Fase divergente. Quando il problema è chiaro, vuol dire che abbiamo capito da cosa è stato causato, quali sono le sue caratteristiche, e quali sono le conseguenze che potrebbe portare con sé. A questo punto abbiamo tutti gli elementi per pensare a come superarlo. Non facciamoci prendere dalla fretta di voler chiudere la questione a “tempo zero”; troviamo strategie alternative senza preoccuparci subito di capire se e come sono percorribili. Mettiamo sul tavolo idee, senza analizzarle e senza giudicarle. Talvolta, idee apparentemente inutili possono diventare la base di ragionamenti ulteriori che guidano verso soluzioni innovative e utili.
Analisi. Quando non abbiamo più idee da condividere vuol dire che è arrivato il momento di analizzare quanto emerso dalla fase divergente. Probabilmente, ci saranno contributi non utili – che saranno scartati – ce ne saranno alcuni che potrebbero essere uniti ad altri per dare origine a strategie percorribili, ce ne saranno altri che andranno già bene così come sono.
Dopo l’analisi, rimarranno quindi le idee che veramente possono essere la risposta utile al problema.
Fase convergente. Le idee che hanno superato la fase di analisi, saranno ancora oggetto di un’ulteriore valutazione che terrà in considerazione altri importanti fattori, come il tempo di realizzazione, i costi, la probabilità di successo, e così via. La fase convergente creerà in questo modo una vera e propria classifica di azioni percorribili tra cui si sceglierà quella al primo posto.
Organizzazione. Decidere cosa fare non è come averlo già fatto. È necessario organizzare fasi e modalità di intervento; in parole povere, bisogna decidere chi fa che cosa, con quali mezzi, strumenti e risorse, ed entro quando.
Saltare la fase di organizzazione può rappresentare la condanna a morte dell’intera strategia: quando non si hanno le idee chiare su compiti, responsabilità, risorse e scadenze è molto probabile che succeda niente, o succeda troppo tardi, o non nel modo che si era stabilito.
Realizzazione. Dal pensiero si passa all’azione che deve essere coerente con quanto deciso. È importante attenersi al piano d’azione; se ci si accorge che, per qualsiasi motivo, non è possibile realizzare quanto previsto, è indispensabile renderlo subito noto al responsabile del progetto.
Fase prototipale. Se e quando possibile, può essere molto utile partire con una fase prototipale che serve a verificare la bontà e l’utilità delle scelte senza aver coinvolto, ad esempio, l’intero processo. Quindi si può provare la soluzione su un singolo prodotto, o con un solo team. Se la fase prototipale porta i risultati attesi, allora è possibile estendere quanto deciso a tutte le strutture, o a tutti i prodotti coinvolti.
Quando la fase prototipale non è possibile, è ovvio che le fasi precedenti devono essere gestite e presidiate con ancora più attenzione.
Implementazione. Quando la fase prototipale è andata a buon fine, si passa all’implementazione del processo o della procedura, affinché il superamento del problema sia diventato veramente un’occasione di crescita e miglioramento per tutti. Resta chiaro che quando il superamento del problema non può dare origine a qualcosa da portare a sistema, la fase di implementazione non è necessaria.
