Il titolo racconta il difficile dilemma del triangolo impossibile che, quotidianamente, si rinnova nelle aziende di ogni settore e dimensione.

Anche tu pensi che sia un problema irrisolvibile? Anche tu sei convinto che aumentare la gamma dei prodotti, automaticamente, aumenterebbe i costi, le scorte, i cambi di produzione…ed i tempi di consegna?

A proposito del triangolo impossibile, ecco, di seguito, cosa sentiamo dire nelle aziende in cui ci capita di fornire consulenza:

• • • il venditore o il responsabile commerciale: “Quelli della produzione non si rendono conto di come è cambiato il mercato: anche i nostri clienti storici non ci danno previsioni dei ritiri, chiedono in continuazione varianti ai prodotti, imballi differenti per ogni ordine, consegne velocissime, a volte anche con la richiesta di una riduzione del prezzo!”.
    • Il responsabile degli acquisti: “Come faccio a programmare gli ordini ai fornitori, se le previsioni che ricevo sono ordini con le consegne più lunghe richieste … a 10 giorni?!”
    • Il direttore della produzione: “Qualcuno si rende conto che non possiamo passare il tempo ad attrezzare le macchine per produrre pochi pezzi, per riprendere poi la produzione dello stesso prodotto dopo pochi giorni?!”
    • Il responsabile del magazzino: “Come posso essere efficiente se mi arrivano ogni giorno richieste di consegna per il giorno stesso oppure l’indomani? Con tutte le scorte in aumento di materie prime, semilavorati e prodotti finiti che reimpiono il magazzino? Spesso la produzione si ferma perché manca qualcosa o peggio ritardiamo le consegne ai clienti. Inoltre devo gestire sempre più codici differenti tra loro solo per piccoli dettagli…”

In questi casi cosa possiamo rispondere se non: “se i clienti non ci danno le informazioni per programmare le nostre attività … cambiamo i nostri processi e soprattutto le nostre abitudini”?

La risposta alla necessità di cambiamento che più funziona – se perseguita con determinazione da tutta l’azienda – è legata ai principi ed alle tecniche del Just In Time.

Vediamo brevemente le basi di queste tecniche:

• • 1. I capi formano, aiutano, misurano ed illustrano i risultati ottenuti con regolarità.
    2. Tutte le attività interne partono insieme all’arrivo dell’ordine cliente, fatta eccezione per quei pochi approvvigionamenti autorizzati a causa del lungo tempo di consegna.
    3. Produzione, Magazzino e Spedizioni lavorano insieme per soddisfare le richieste di qualità e tempi di consegna del cliente eliminando i tempi di attesa dei prodotti tra le varie posizioni di lavoro.
    4. Ogni stazione di lavoro controlla il semilavorato che riceve dalla stazione a monte.

Cosa è necessario fare per lavorare in questo modo e risolvere il dilemma del triangolo impossibile?

Molto lavoro in tutte le funzioni … a partire dalla Proprietà e dalla Direzione (!).

Vediamo, adesso, alcuni cambiamenti spesso necessari per raggiungere gli obiettivi individuati:

• • • Tutti i dipendenti devono essere abilitati a raggiungere gli obiettivi di soddisfazione delle richieste dei clienti: per questo devono proporre migliorie nei processi, essere flessibili nei tempi e nei contenuti dei loro lavori.
    • I capi devono agire da facilitatori dei miglioramenti dei processi e comunicatori degli obiettivi attesi, dei risultati raggiunti e dei progetti di miglioramento in corso.
    • I fornitori devono essere scelti non solo sulla base del prezzo ma anche sui tempi e l’affidabilità delle consegne.
    • I layout di magazzino e di produzione vanno definiti per facilitare la visione dell’avanzamento delle differenti lavorazioni, riducendo i costi e gli errori.
    • Il passaggio dalla produzione di un prodotto ad un altro deve essere velocissimo.
    • Le singole operazioni vanno ripensate per eliminare sia i tempi di attesa tra le lavorazioni successive che gli errori.

Questi cambiamenti sono in grado di:

1. 1. aumentare la soddisfazione dei clienti per la maggiore costanza della qualità ed il rispetto dei tempi di consegna;
   2. aumentare la soddisfazione e la capacità di tutti gli addetti e dei loro responsabili;
   3. ridurre i costi di produzione;
   4. ridurre gli spazi impiegati.

Il valore di questo cambiamento risiede nell’avviamento di un processo di miglioramento continuo che avviene a tutti i livelli finendo con l’arricchire i clienti, gli azionisti ed i dipendenti.

Queste tecniche, nate nelle aziende manifatturiere, si sono estese anche alle aziende di servizi, quali gli operatori commerciali di tutti i settori e gli studi professionali: ciò che deve cambiare per non trovarsi nel triangolo impossibile è realizzare un migliore servizio ai clienti non sono le macchine ma la mentalità e le abitudini degli addetti ai vari processi che realizzano le richieste dei clienti.