Come migliorare il risultato aziendale riducendo i costi e correggendo i processi NON corretti

Con l’espressione processo non corretto intendiamo tutte le operazioni aziendali che presentano (almeno) una delle seguenti caratteristiche:

• Tempi di completamento del processo lunghi ed incerti.
• Errori presenti che arrivano fino al cliente.
• Esecuzione del processo che prevede il coinvolgimento di più persone e più software.
• Presenza di tensioni ed insoddisfazione tra gli operatori.

Cosa bisogna fare, in questi casi, per migliorare i processi interessati, riducendone i costi relativi?

Ti suggeriamo, in tal senso, un percorso da seguire:

1. Individua il processo non corretto cioè quello che risulta essere poco efficiente o efficace;
2. Analizza con attenzione ogni operazione che lo compone;
3. Stabilisci come correggerlo, definendo una nuova serie di operazioni;
4. Testa il processo e misurane i risultati: i tempi, gli errori, la semplicità;
5. Infine confronta gli esiti ottenuti con quelli prodotti dal processo originale: se questi sono migliori, applicalo, seguendo i punti indicati successivamente, altrimenti riparti dal punto 2 della nostra lista.

Una volta confermata la validità del processo, ti suggeriamo di agire nel seguente modo:

1. Informa gli operatori, che non hanno partecipato alle fasi indicate in precedenza, dei vantaggi che si ottengono con l’attuazione del nuovo processo, delle modifiche apportate, spiegando con attenzione come cambierà la loro operatività;
2. Prepara insieme con gli operatori una sintetica descrizione del nuovo progetto indicando chiaramente tutte le fasi—privilegiando l’uso di fotografie e schemi a quello delle parole;
3. Esponi questa descrizione, con fotografie e schemi, negli ambienti dove viene attuato il processo innovato;
4. Condividi l’impegno, con tutti gli operatori del processo, di lavorare sempre con le nuove modalità operative che sono state stabilite.

I passi indicati sono molto semplici e richiederanno una tua attenta osservazione.

Proprio su questo punto, sulla base della nostra esperienza, rileviamo nelle aziende, l’esistenza di una duplice criticità da non trascurare:

• l’imprenditore o il responsabile del Reparto interessati sono sovraccarichi di impegni, di scadenze e non hanno il tempo di osservare il fluire del materiale e delle informazioni nei flussi aziendali. È prassi nelle realtà aziendali intervenire sulle correzioni dei processi solo quando l’inefficienza non è più tollerabile.
• gli addetti alle varie operazioni, molte volte, si lamentano dei processi che eseguano ma non propongono miglioramenti.

Il Lean manufacturing ci spiega che la strada più efficiente per ridurre gli sprechi è attivare, con differenti strumenti, le proposte di miglioramento del personale.

Questa è la strada per ridurre, in modo costante, gli sprechi dei processi non corretti, per garantire all’azienda immediati risparmi di costo e raggiungere l’unico vero vantaggio competitivo non imitabile dai concorrenti: un’organizzazione di persone che mira al miglioramento continuo.