Purtroppo, troppe volte il destinatario di una qualsiasi comunicazione scritta sembra più un nemico che un amico, in quanto è destinato a ricevere un’accozzaglia di parole tra loro non collegate da vincoli grammaticali, logici e di sintassi.

Comunicare attraverso la scrittura non è come parlare, manca tutta una parte importante della comunicazione; infatti non possiamo affidarci alla comunicazione non verbale (gesti, sguardo, mimica facciale, postura e utilizzo dello spazio), e nemmeno alla comunicazione paraverbale (tono, volume, colore, ritmo e timbro della voce). Abbiamo soltanto le parole, quindi dobbiamo usarle con attenzione e maestria affinché possano rendere efficace il nostro messaggio.

C’è poi un altro elemento da tenere in considerazione. Quando scriviamo, non abbiamo il riscontro immediato del nostro interlocutore; egli non può chiedere spiegazioni e fermarci se non gli è chiaro ciò che stiamo spiegando. Nella scrittura, perciò, la responsabilità dell’efficacia della comunicazione è totalmente a carico di chi scrive.

È chiaro quindi che scrivere, anche se attraverso un canale informale come può essere una chat, richiede sempre molta attenzione e, soprattutto, molto rispetto per il nostro lettore al quale non dobbiamo chiedere più tempo e impegno di quanto dovrebbe mettere a disposizione se il messaggio fosse chiaro e corretto.

Ecco qui qualche suggerimento per rendere la nostra scrittura più gradevole ed efficace.

La responsabilità della comunicazione

“La lettera, nel momento in cui la infili in una busta, cambia completamente. Finisce di essere la mia e diventa la tua.

Quello che volevo dire io è sparito. Resta solo quello che capisci tu.”

Cathleen Schine – scrittrice

Come abbiamo appena spiegato, la responsabilità della comunicazione scritta è esclusivamente di chi scrive. Non possiamo scrivere come se stessimo parlando. Dobbiamo costantemente chiederci se ciò che vogliamo comunicare corrisponde effettivamente a ciò che si legge nel nostro messaggio.

È importante anche chiederci sempre a chi stiamo scrivendo, per scegliere il tono e lo stile più adeguati al nostro lettore.

La punteggiatura non è un elemento decorativo

“Il maestro dice: l’ispettore è un asino”.

“Il maestro”, dice l’ispettore, “è un asino!”:

Stesse parole e significati opposti. Tutto merito dei segni di punteggiatura.

Virgolette, virgole, punti e virgola, due punti, punto a capo, e tanti altri piccoli segni tra una parola e l’altra possono cambiare completamente il senso e il significato di ciò che stiamo comunicando. Prestiamo molta attenzione a questi minuscoli segni che, a differenza delle loro dimensioni, possono stravolgere una comunicazione.

Le regole più importanti per una scrittura efficace

• Scrivere frasi brevi. Frasi con più di 25 parole sono difficili da capire e ricordare. Ogni frase deve comunicare una sola informazione.
• Usare parole semplici e di uso comune. Di solito, per parlare usiamo meno di 7000 parole del vocabolario della lingua italiana. La grandezza di un comunicatore sta nel riuscire a farsi capire da tutti.
• Usare pochi termini tecnici. È bene usare solo i termini tecnici strettamente necessari, spiegandone eventualmente il significato.
• Usare poche sigle e abbreviazioni. È bene evitare abbreviazioni e sigle. Fanno eccezione abbreviazioni e sigle d’uso consolidato e molto note. Anche se si tratta di una comunicazione scritta rivolta agli addetti ai lavori, leggere una fila interminabile di sigle è noioso e rischia di essere anche poco chiaro. Ricorda che la lingua scritta e la lingua parlata seguono regole diverse.
• Usare verbi nella forma attiva e affermativa. È preferibile usare frasi affermative, dove quindi non siano presenti negazioni. Sempre per garantire la massima fluidità della lettura, le frasi attive sono più leggere di quelle passive.
• Legare le frasi in modo breve e chiaro. Costruisci il testo in modo semplice e compatto, rendi esplicito il soggetto e ripetilo quando è necessario.
• Usare in maniera corretta maiuscole e punteggiatura. Le maiuscole devono essere utilizzate solamente allo scopo di segnalare l’inizio di un periodo e i nomi propri. La punteggiatura non solo guida l’occhio e la voce, ma articola il contenuto logico di quanto è scritto.
• Evitare parole straniere, neologismi e latinismi. Più il testo è semplice e chiaro, meglio è. Perciò, evita neologismi, parole straniere e latinismi, se non è strettamente necessario.

Gli errori da evitare

• L’anonimato.  È l’uso di forme espressive che non individuino l’autore della decisione o dell’azione. Ad esempio: “Si è deciso” al posto di: “Ho deciso”.
• La perifrasi.  È la riluttanza a chiamare le cose con il proprio nome. Ad esempio: “Documento di viaggio” al posto di: “Biglietto”.
• Il foglio bianco.  È la titubanza per la brevità del testo e la tendenza, quindi, ad essere prolissi.
• Il faraone. È il timore di essere troppo semplici e la conseguente tendenza a fare dei costrutti sintattici molto complessi e di solito anacronistici.
• Le citazioni.  È l’uso di troppe citazioni, riferimenti, aforismi, etc.
• Il narciso.  È l’uso di parole ricercate e inconsuete per fare colpo sul lettore.
• La cornucopia.  È il timore di non essere abbastanza convincenti; la costruzione di sovrabbondanti e inutili motivazioni.