Come ampliare la gamma prodotti, riducendo i costi ed i tempi di consegna

A proposito di questo tema, ecco, di seguito, cosa sento dire nelle aziende in cui mi capita di fornire la mia consulenza:

• il venditore o il responsabile commerciale: “Quelli della produzione non si rendono conto di come è cambiato il mercato: anche i nostri clienti storici non ci danno previsioni dei ritiri, chiedono in continuazione varianti ai prodotti, imballi differenti per ogni ordine, consegne velocissime, a volte anche con la richiesta di una riduzione del prezzo!”;
• Il responsabile degli acquisti: “Come faccio a programmare gli ordini ai fornitori, se le previsioni che ricevo sono ordini con le consegne più lunghe richieste … a 10 giorni?!”
• Il direttore della produzione: “Qualcuno si rende conto che non possiamo passare il tempo ad attrezzare le macchine per produrre pochi pezzi, per riprendere poi la produzione dello stesso prodotto dopo pochi giorni?!”
• Il responsabile del magazzino: “Come posso essere efficiente se mi arrivano ogni giorno richieste di consegna per il giorno stesso oppure l’indomani? Con tutte le scorte in aumento di materie prime, semilavorati e prodotti finiti che reimpiono il magazzino? Spesso la produzione si ferma perché manca qualcosa o peggio ritardiamo le consegne ai clienti. Inoltre devo gestire sempre più codici differenti tra loro solo per piccoli dettagli…”

In questi casi cosa possiamo rispondere se non: “se i clienti non ci danno le informazioni per programmare le nostre attività … cambiamo i nostri processi e soprattutto le nostre abitudini”?

La risposta alla necessità di cambiamento che più funziona – se perseguita con determinazione da tutta l’azienda – è legata ai principi ed alle tecniche del Just In Time.

Vediamo brevemente le basi di queste tecniche:

• I capi formano, aiutano, misurano ed illustrano i risultati ottenuti con regolarità.
• Tutte le attività interne partono insieme all’arrivo dell’ordine cliente, fatta eccezione per quei pochi approvvigionamenti autorizzati a causa del lungo tempo di consegna.
• Produzione, Magazzino e Spedizioni lavorano insieme per soddisfare le richieste di qualità e tempi di consegna del cliente eliminando i tempi di attesa dei prodotti tra le varie posizioni di lavoro.
• Ogni stazione di lavoro controlla il semilavorato che riceve dalla stazione a monte.

Cosa è necessario fare per lavorare in questo modo?

Molto lavoro in tutte le funzioni … a partire dalla Proprietà e dalla Direzione (!).

Vediamo, adesso, alcuni cambiamenti spesso necessari per raggiungere gli obiettivi individuati:

• Tutti i dipendenti devono essere abilitati a raggiungere gli obiettivi di soddisfazione delle richieste dei clienti: per questo devono proporre migliorie nei processi, essere flessibili nei tempi e nei contenuti dei loro lavori.
• I capi devono agire da facilitatori dei miglioramenti dei processi e comunicatori degli obiettivi attesi, dei risultati raggiunti e dei progetti di miglioramento in corso.
• I fornitori devono essere scelti non solo sulla base del prezzo ma anche sui tempi e l’affidabilità delle consegne.
• I layout di magazzino e di produzione vanno definiti per facilitare la visione dell’avanzamento delle differenti lavorazioni, riducendo i costi e gli errori.
• Il passaggio dalla produzione di un prodotto ad un altro deve essere velocissimo.
• Le singole operazioni vanno ripensate per eliminare sia i tempi di attesa tra le lavorazioni successive che gli errori.

Questi cambiamenti sono in grado di:

1. aumentare la soddisfazione dei clienti per la maggiore costanza della qualità ed il rispetto dei tempi di consegna; 
2. aumentare la soddisfazione e la capacità di tutti gli addetti e dei loro responsabili;
3. ridurre i costi di produzione; 
4. ridurre gli spazi impiegati.

Il valore di questo cambiamento risiede nell’avviamento di un processo di miglioramento continuo che avviene a tutti i livelli finendo con l’arricchire i clienti, gli azionisti ed i dipendenti.

Queste tecniche, nate nelle aziende manifatturiere, si sono estese anche alle aziende di servizi, quali gli operatori commerciali di tutti i settori e gli studi professionali: ciò che deve cambiare per realizzare un migliore servizio ai clienti non sono le macchine ma la mentalità e le abitudini degli addetti ai vari processi che realizzano le richieste dei clienti.